Planificar es un proceso dirigido a producir un determinado estado futuro al cual se desea llegar y que no se puede conseguir a menos que previamente se emprendan las acciones precisas y adecuadas . Por tanto, planificar exigiría:
- Que se tomen decisiones anticipadamente, determinando lo que se hará y como se hará antes de que llegue el momento de la ejecución
- Un cabal conocimiento de la organización o unidad responsable de la ejecución y una adecuada comunicación y coordinación entre los distintos niveles
- Que exista una dirección que guié el cambio de situaciones y tome decisiones mediante un proceso continuo y sistemático de análisis y discusión.
Un análisis permanente, tanto del ambiente interno como del medio externo, de la organización para adaptarla a situaciones futuras. Esto implica, identificar fortalezas y debilidades, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar la razón de ser (misión) de la organización y orientar su rumbo (visión) de una manera efectiva, mediante una acción innovadora de dirección y liderazgo.
Si se analiza el mantenimiento como un proceso gerencial, es decir, que busca administrar efectiva y eficientemente los recursos, se observa que la planificación constituye el punto de partida de la gestión ya que involucra la necesidad de visualizar y relacionar las probables actividades que habrán de cumplirse para obtener los objetivos y resultados planteados, considerando los recursos necesarios para poder lograr los mismos.
Aceptando el hecho de que el mantenimiento es una función estratégica para cualquier empresa, en la figura 1 se propone un modelo en el cual se incluyen las diferentes variables y componentes que permitirán establecer una relación integral entre el nivel de decisiones estratégicas y el nivel operativo.
Políticas:
Son las líneas directrices específicas, los métodos, los procedimientos, las reglas, las formas y las practicas administrativas que se establecen para implementar las estrategias y respaldar y fomentar los trabajos que llevarán a alcanzar los objetivos enunciados.
Las políticas comunican a los empleados y gerentes lo que se espera de ellos y, por tanto, aumentan las probabilidades de la debida ejecución de las estrategias. Sientas las bases para el control administrativo, permiten la coordinación a lo largo y a lo ancho de las unidades de la organización y disminuyen la cantidad de tiempo en que los gerentes dedican a tomar decisiones. Aclaran quien hará qué trabajo, propiciando que se delegue la toma de decisiones a los niveles administrativos adecuados.
En el capítulo 1 se definieron las siguientes políticas relativas a los tipos de mantenimiento aplicables: política basada en las fallas, política basada en la vida del equipo o sistema, política basada en la condición y política basada en la oportunidad.
En líneas generales, algunos principios en los cuales se deben basar las políticas de una organización de mantenimiento se presentan en los siguientes ejemplos.
“El mantenimiento debe ser considerado como una actividad prioritaria por su influencia directa en la producción, en la protección integral y en las finanzas de la empresa”.
“El mantenimiento debe ser considerado desde la etapa de diseño de cualquier instalación con el fin de garantizar su operatividad y su mantenibilidad en el tiempo”.
“Los planes de mantenimiento se deben establecer con base en análisis económicos, de criticidad y de riesgo de los equipos, orientándose preferentemente hacía el mantenimiento de tipo predictivo o basado en la condición”.
Evaluación y Control del Plan Anual de Mantenimiento
La evaluación y control del plan de mantenimiento se refiere al conjunto de actividades que permiten identificar y analizar las desviaciones de los resultados, tanto de la gestión de mantenimiento como del desempeño real del sistema productivo, versus las metas operativas.
Se inicia apenas concluirse la elaboración del plan anual de mantenimiento con la definición de las metas e indicadores de evaluación y control (operativos) y se extiende durante todo el proceso administrativo lo que le da un carácter dinámico y continuo
La evaluación y control permite orientar la gestión de mantenimiento y definir alternativas de mejora técnica y optimizar costos. Por otra parte, contribuye a darle un carácter sistémico al mantenimiento, lo cual garantiza la continuidad operativa de los procesos dentro de las exigencias de efectividad del sistema productivo.
Los mecanismos de evaluación y control deben ser económicamente aceptables, oportunos, aceptados por la organización de mantenimiento y tener veracidad y claridad. Al terminarse de elaborar el plan de mantenimiento, antes de todo, debe determinarse lo que se necesita controlar de acuerdo con lo que indique la experiencia, el criterio y los hechos observados.
Una vez conocidos los aspectos a controlar es necesario fijar si deben controlarse en cantidad, calidad, tiempo u otros. Con ello se estará en posibilidad de fijar las metas y los indicadores de evaluación y control.
La evaluación y control se realiza en cuatro etapas: captura de los datos necesarios y cálculo de los indicadores, comparación de los resultados versus las metas, análisis de las desviaciones, y acciones correctivas.
Captura de los datos necesarios y cálculo de los indicadores
Durante el proceso administrativo del mantenimiento se recopilan los datos necesarios y se calculan los indicadores previamente seleccionados (ver Indicadores de Evaluación y Control en 5.2). Generalmente las fuentes de los datos son los reportes de operación y los procedimientos siguientes:
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Evaluación del Plan Estratégico
La definición de los objetivos estratégicos con base en las cuatro perspectivas contempladas en la metodología del Cuadro de Mando Integral (CMI). Para la selección de las estrategias se propuso como metodología el análisis de fortalezas, oportunidades y amenazas (FODA) , alineándolas con los objetivos estratégicos.
Se presenta un ejemplo de CMI, utilizando algunos de los objetivos y estrategias de mantenimiento
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